Poolian tietosuojakäytäntö

Tämä tietosuojakäytäntö on päivitetty viimeksi 8.3.2023

Poolia Suomi Oy, Poolia Henkilöstövuokraus Oy ja Poolia IT Oy ovat henkilöstövuokrausalan yrityksiä, jotka tarjoavat henkilöstövuokraus- ja rekrytointipalveluja, Poolia IT myös alihankintapalveluita. Kuvaamme näitä yrityksiä tässä asiakirjassa yhteisellä nimellä Poolia.

Tässä asiakirjassa kuvataan Poolian menettelytavat ja prosessit henkilötietojen keruun ja käsittelyn yhteydessä. Työskentelemme Poolialla jäsennellysti käsitelläksemme henkilötietoja asianmukaisesti ja lainmukaisesti. Katsomme, että tieto- ja yksityisyydensuojaan liittyvä vastuu on pitkäaikaista, joten saatamme päivittää tätä tekstiä ajoittain kehittäessämme henkilötietojen käsittelyämme tai ottaessamme käyttöön uusia henkilötietokäytäntöjä.

Henkilötietojesi käsittelystä vastaavat rekisterinpitäjät ovat Poolia Suomi Oy, Y-tunnus: 1614293-5, Poolia Henkilöstövuokraus Oy 2385494-9 ja Poolia IT Oy, Y-tunnus: 2774648-6, Kalevankatu 6, FI-00100 Helsinki. Yritykset ovat nimenneet yhteisen tietosuojavastaavan. Jos sinulla on kysymyksiä tai huolenaiheita Poolia henkilötietojen käsittelystä voit ottaa meihin yhteyttä soittamalla numeroon +358 20 7290 830 tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@poolia.fi  

Henkilötietojen käsittely

Henkilötietoja ovat kaikki tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyvät tiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. 

Poolian on käsiteltävä henkilötietoja vastuullisesti, olivatpa kyseessä henkilöstön, asiakkaiden, toimittajien tai muiden yhteistyökumppanien henkilötiedot. Henkilötietoja käsitellään jossain määrin kaikissa toimintamme osissa. Tietoja on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Poolian on kerrottava läpinäkyvästi, mitä tietoja se käsittelee, ja varmistettava, että henkilöt, jotka ovat sen rekistereissä, voivat käyttää oikeuksiaan tehokkaasti. Pyrimme aktiivisesti rajoittamaan tietojen säilyttämistä, ja meidän on kohtuullisin toimenpitein varmistettava, että säilytettävä tiedot ovat täsmällisiä.

Voit aina tuntea olosi turvalliseksi, kun luovutat henkilökohtaisia tietojasi Poolialle. Henkilötietojen käsittely tapahtuu sovellettavan lainsäädännön, mukaan lukien yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679), GDPR: n ja muiden Suomessa sovellettavien kansallisten tietosuojalakien mukaisesti.

Poolia käsittelee henkilötietojasi, kun haet avoimia työpaikkoja, ilmoitat olevasi kiinnostunut työskentelemään Pooliassa tai otat meihin muutoin yhteyttä.

Keräämämme henkilötiedot

Käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen oikeusperustan nojalla alihankintaan, henkilöstövuokraukseen, rekrytointiin, hakemuksesi hallinnointiin ja alihankinta-, henkilöstö- tai rekrytointiprosessin etenemisestä tiedottamiseen.

Hakemalla yhtä tai useampaa avointa työpaikkaa sinut voidaan löytää Poolian CV-tietokannasta.

Poolian alihankinta-, rekrytointi- ja henkilöstönvuokraustoiminnan lähtökohtana on löytää oikea henkilö kuhunkin asiakastoimeksiantoon. Keräämme ja käsittelemme rekrytointiprosessin aikana henkilötietoja, jotta voimme esitellä asiakkaillemme sopivat ehdokkaat. Toimimme tässä yhteydessä näiden henkilötietojen rekisterinpitäjänä.

Jotta Poolia voisi tarjota avoimien työpaikkojen etsintätoiminnon, se käsittelee muun muassa, mutta ei rajoittuen, seuraavia tietoja: koko nimesi, sähköpostiosoitteesi sekä myös CV:ssä ja muissa hakemusasiakirjoissa annetut henkilötiedot, mukaan lukien, mutta ei rajoittuen, yhteystiedot, henkilötunnus, koulutusta koskevat tiedot ja syntymäpäivä. Voidaksemme käsitellä työhakemuksesi saatamme myös pyytää sinulta lisätietoja, kuten suosituksia, tietoja osaamisestasi ja rikosrekisteriotteen. Pyydämme, ettet lähetä meille tietoja, jotka koskevat terveyttä, etnistä alkuperää, uskontoa, seksuaalisesta suuntautumista ja ammattiliittoon kuulumista. 

Alihankkijoilta, jotka hakevat toimeksiantoja Poolia IT Oy:n kautta, voimme kerätä muun muassa, mutta ei rajoittuen, seuraavia tietoja: yhteystiedot, CV:ssä ja muissa hakemusasiakirjoissa annetut henkilötiedot sekä yritykseesi liittyvät tiedot varmistaaksemme, että oikea resurssi, kuten alihankkija, voidaan yhdistää asianmukaiseen tehtävään tai projektiin.

Haastattelut, osaamistestit ja suositusten kysyminen

Jos osallistut haastatteluihin ja osaamistesteihin rekrytointiprosessin yhteydessä, keräämme myös muita tietoja, kuten vastauksesi haastattelukysymyksiin, tietoja osaamisestasi ja relevanteista lähteistä peräisin olevia suosituksia. Muista pyytää suosittelijalta lupa, ennen kuin luovutat hänen henkilötietojaan Poolialle. Voimme käyttää kolmansia osapuolia rekrytointiprosessin tai sen joidenkin osien suorittamiseksi. Tällöin varmistamme, että nämä osapuolet noudattavat tässä asiakirjassa annettuja ohjeita sekä muita ohjeistuksiamme. 

Kirjeenvaihtosi Poolian kanssa

Jos olet meihin yhteydessä sähköpostilla, postitse tai muulla yhteydenpitotavalla, voimme säilyttää tällaisen viestinnän ja sen sisältämät tiedot käyttääksemme niitä tiedusteluihisi vastaamiseen tai valitustesi, kysymystesi tai vastaavien käsittelemiseen. Jos haluat, että poistamme henkilötietosi, tai jos et halua enää saada meiltä viestintää, ota yhteys osoitteeseen tietosuoja@poolia.fi

Käsittelemme henkilötietoja rekrytointiprosessimme yhteydessä intressivertailun perusteella. Käsittely on tarpeen, jotta voimme vastata pyyntöösi saada osallistua Poolian tuleviin rekrytointiprosesseihin.

Mihin tarkoitukseen henkilötietoja kerätään?

Kuten edellä on todettu, käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme henkilöstönvuokraus- ja rekrytointipalveluja, joiden ehdot olet hyväksynyt, mahdollistaaksemme sinulle profiilin luomisen ja löydettävyytesi rekrytoijien hauissa, suorittaaksemme haastatteluja ja osaamistestejä, kysyäksemme suosituksia ja viestiäksemme kanssasi. Käytämme näitä tietoja parantaaksemme sinulle tarjottavia palvelujamme sekä analysoidaksemme palvelun käyttöä ja suorituskykyä palvelun parantamiseksi, palvelun testaus mukaan lukien. Käsittelemme henkilötietojasi myös ylläpitääksemme henkilötietojen suojaustoimia petosten estämiseksi ja varmistaaksemme verkko- ja tietoturvallisuuden, mukaan lukien estääksemme luvattoman pääsyn sähköisiin viestintäverkkoihin ja tietokoneille sekä näiden vahingoittumisen.

Asiakas on rekisterinpitäjä, kun se käsittelee rekrytointiprosessin yhteydessä (esimerkiksi toimitetun ehdokasprofiilin välityksellä) siirrettyjä henkilötietoja. 

Henkilötietoja, jotka jätät hakijana hakemuksesi yhteydessä, ei koskaan luovuteta kolmansille osapuolille kaupallisessa tarkoituksessa. 

Näiden tietojen käsittely perustuu sopimukseen, jonka solmimme keskenämme hakiessasi avointa työpaikkaa tai rekisteröityessäsi avoimia työpaikkoja varten.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietojasi periaatteessa niin kauan kuin se on tarpeen palvelujemme tarjoamista varten tai jos katsomme, että henkilötietojesi säilyttämisen jatkaminen perustuu oikeutettuun etuun.

Kun haet avointa työpaikkaa tai rekisteröit CV:si, säilytämme hakemukseen liittyviä henkilötietojasi kaksi vuotta. Rikosrekisteriotteita emme säilytä lainkaan. 

Kun olet työsuhteessa meihin, säilytämme henkilötietosi kirjanpitolakien mukaisesti.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tietyissä tapauksissa jaamme henkilötietojasi ulkopuolisten tahojen kanssa. Nämä tahot voivat olla joko asiakkaamme, joiden kanssa jaamme tietojasi rekrytointiprosesseissa, tai kolmannen osapuolen toimijat, joilta ostamme palveluita, kuten IT-toimittajat. Voimme myös jakaa henkilötietojasi Pooliakonsernin muiden osien kanssa löytääksemme sinulle työtehtäviä. Jos jaamme tietosi ulkopuolisten tahojen kanssa, jaamme niitä aina vain sellaisia tarkoituksia varten, joita varten olemme ne alusta alkaen keränneetkin. Kun ostamme palveluita ulkopuolisilta tahoilta, Poolia on vastuussa siitä, että tämä ulkopuolinen taho käsittelee tietojasi oikein ja turvallisesti. Tämän varmistamme toimittajien kanssa tehtävillä sopimuksilla.

Saatamme joutua jakamaan tietosi myös viranomaisille, jotka voivat lain vaatimusten mukaisesti pyytää meitä toimittamaan heille tiettyjä tietoja.

Henkilötietojen siirto kolmansiin maihin

Poolia pyrkii välttämään tietojen siirtämistä EU: n / ETA: n ulkopuolelle. Jos siirtotarve on tällainen, Poolia ryhtyy asianmukaisiin suojatoimenpiteisiin varmistaakseen siirrettävien henkilötietojen suojaamisen.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada tietoa säilyttämistämme henkilötiedoistasi. Lisäksi voit laissa säädettyjen ehtojen mukaisesti pyytää virheellisten tietojen oikaisua, tietojen käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojesi poistoa. Sinulla on myös oikeus vastustaa käsittelyä, joka perustuu intressivertailuun. Kun käsittely perustuu keskinäiseen sopimussuhteeseemme, sinulla on oikeus pyytää saada tiedot siirretyksi toiselle rekisterinpitäjälle (oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen).

Jos haluat lisätietoja tai apua, voit aina ottaa meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@poolia.fi tai soittamalla numeroon +358 20 7290 830. 

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa

Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ottamalla meihin yhteyttä osoitteessa tietosuoja@poolia.fi.

Oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle

Jos olet millään tavalla tyytymätön siihen, miten Poolia käsittelee tietojasi, sinulla on myös oikeus lähettää valituksesi Tietosuojavaltuutetun toimistoon. Suomen viranomainen valvoo henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa. Voit ottaa heihin yhteyttä sähköpostitse: tietosuoja@om.fi tai puhelimitse: 029 566 6700. 

Tietosuojakäytännön muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojakäytäntöämme milloin tahansa. Kulloisenkin version näet tämän tietosuojakäytännön päiväyksestä, joka esitetään tämän asiakirjan alussa.