GDPR:n vaikutukset rekrytoinnissa

Katso EU:n tietosuoja-asetuksen aiheuttamat muutokset rekrytointiprosessiin

Julkaistu 201802

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) tulee voimaan noin kolmen kuukauden päästä ja sillä on isohkoja vaikutuksia yritysten rekrytointiprosessien aikana tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen. Alkuun asetus saattaa vaikuttaa työläältä mutta se on myös mahdollisuus uudistaa tietosuojakäytäntöjä ja hakijatietojen käsittelyprosesseja.

Henkilötietojen tietosuojan dokumentointivelvollisuuden myötä yritys voi arvioida ja läpikäydä nykyisiä käytäntöjään sekä tiedottaa omaa henkilökuntaa ja työnhakijoita niin velvollisuuksista kuin oikeuksista. Rekrytointivastaavien näkökulmasta kaksi hyvin tärkeää  kohtaa asetuksessa ovat: hakijoiden suostumusten saaminen henkilötietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen sekä ”oikeus tulla unohdetuksi”. Yrityksissä, joilla on käytössä rekrytointijärjestelmä, on suostumuksen saanti suhteellisen helppoa. Näin asia saadaan hoidettua teknisin ratkaisuin (esim. ohjaamalla hakijaa ”klikkaamalla” antamaan suostumuksensa henkilötietojen säilyttämiseen ja käsittelyyn; ottaen huomioon asetuksen vaatimukset).

Haastavampaa on mikäli hakemukset on lähetetty esim. sähköpostitse. Tuolloin on mietittävä erikseen keinot sille, miten hoitaa hakijoiden suostumuksen saaminen sekä asianmukainen tiedottaminen ja dokumentointi.

”Oikeus tulla unohdetuksi” vaikuttaa aluksi hyvin selkeältä toteuttaa mutta on hyvä tiedostaa tilanteet, joissa henkilötietojen poistaminen järjestelmistä ja tiedoista ei olisikaan mahdollista, vaikka työntekijä/hakija näin itse haluaisikin. Tällaisia tilanteita voi olla esim. jos hakija olisikin ollut aiemmin hakemassaan yrityksessä työssä. Työsuhteessa olleiden henkilöiden tietoja on yleensä tarpeellista säilyttää niin kauan kun henkilöllä on oikeus nostaa kanne työnantajaa vastaan. Kanneaika voi perustua työsopimus-, työaika-, tasa-arvo- tai rikoslakiin, jotka sisältävät erilaisia kanneaikoja. Palkkatietojen säilyttämisen osalta on lisäksi otettava huomioon kirjanpitolain vaatimukset.

Näiden säännösten lisäksi työtodistuksen antamista koskevat säännökset määrittelevät tietojen säilyttämisaikaa. Työtodistus on annettava työntekijällä 10 vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä ja yli 10 vuodenkin, mikäli siitä ei aiheudu työnantajalle kohtuutonta haittaa. Jos työntekijä pyytää työtodistukseen arviointeja työtaidosta ja käytöksestä, on työnantajalla velvollisuus antaa todistus viiden vuoden sisällä työsuhteen päättymisestä.

Vastaavasti työnhakijaa koskevien tietojen säilyttämisen osalta on tarkasteltava, missä ajassa hakija voi nostaa kanteen yritystä vastaan laittomasta valitsematta jättämisestä. Yhdenvertaisuuslain mukaan kanne on nostettava vuoden kuluttua siitä, kun syrjäytetty työnhakija on saanut tiedon valintapäätöksestä. 

Erilaisten aikarajojen johdosta työnantajan on pyrittävä määrittelemään yleiset aikarajat tietojen säilyttämiselle tai käydä säännöllisin väliajoin rekisteri läpi ja samalla poistaa sieltä tarpeettomat tiedot. Edellä mainittujen kanneaikojen lisäksi on kuitenkin erikseen arvioitava, voidaanko kanneajoista huolimatta joitakin tietoja hävittää tarpeettomina.

Lisätietoja:

Poolia Suomi Oy

Milla Rimpiläinen
+358 20 7290 836