Haaste vai mahdollisuus: Uuden työntekijän etäperehdytys

Maaliskuussa 2020 elämämme mullistui ja suurin osa asiantuntijaorganisaatioiden työntekijöistä siirtyi etätöihin ja toimistot jäivät tyhjiksi. Moni jäi työttömäksi tai joutui lomautetuksi, mutta on myös aloja, joilla rekrytointitarpeet eivät Koronastakaan huolimatta loppuneet, eikä rekrytoinneissa voida painaa jarrua. Erilaisia tilanteita ja tarpeita varten tarvitaan myös erilaisia palveluja ja rekrytointitapoja.

Työyhteisöissä on paljon eroja – joissakin yrityksissä etätöihin on jo totuttu, mutta toisissa yrityksissä on nyt tehty kerralla iso digiloikka. Yritykset ovat reagoineet hyvin nopeasti ja työntekijöille on järjestetty etätyön edellytykset ja mietitty viestintäkanavat ja uudet käytänteet. Uuden työntekijän rekrytointi ja erityisesti perehdytys on kuitenkin näissä olosuhteissa koettu haastavaksi, eivätkä kaikki yritykset ole vielä valmistautuneet etähaastatteluihin saatikka etäperehdytykseen. Haluamme rohkaista yrityksiä rekrytoimaan näinä poikkeusaikoinakin – rekrytointiprosessi onnistuu nykyvälineillä myös verkon kautta – kuten myös uuden työntekijän perehdytyskin. Lue vinkkimme tehokkaaseen etäperehdykseen – näitä vinkkejä voit hyödyntää myös jos yritykselläsi on toimintaa eri paikkakunnilla tai jopa eri maissa!

Vinkkejä etäperehdytykseen

1) Keitä me olemme?

Työsopimuksen allekirjoituksesta ensimmäiseen työpäivään voi kulua pitkäkin aika – muista sitouttaa aloittava työntekijä tiimiin ja järjestä prepalavereja tiimiläisten kanssa. Näin toivotat uuden työntekijän tervetulleeksi taloon – virtuaalisesti!

2) Toimiston käsikirja

Koosta selkeä perehdytyspaketti, jossa kerrotaan yleisistä käytännöistä. Kerro esimerkiksi yrityksen kulttuurista ja rutiineista visioineen ja strategioineen. Kerro yleisistä työajoista, lomista ja työsuhde-eduista. Muista kertoa tärkeät ovikoodit, parkkipaikka-asiat tulevia tilanteita varten jne. Voit pilkkoa tärkeimmät asiat omiksi moduuleikseen. Voit pilkkoa tärkeimmät asiat omiksi moduuleikseen (esim. yritys, palkka & työsuhde, yrityksen eri roolit, rekrytoidun henkilön oma työnkuva ja tiimi, yrityksen arvot ja tavoitteet). Nämä osiot voidaan käydä syvällisemmin läpi One to One tiimipalavereissa.

3) Työvälineet

Jokaisessa yrityksessä on omat periaatteet ja maksukatot käytössä oleville työvälineille kuten puhelimille tai tietokoneille. Joissakin rooleissa tarvitaan myös erilaisia ammattiin liittyviä sovelluksia, kuten kuvankäsittely- tai taitto-ohjelmia tai erilaisia taloushallinnon ohjelmia. Varmista, että nämä kaikki ovat valmiina ennen kuin uusi työntekijä aloittaa. Pätevältä IT-kumppanilta saat saman katon alta niin puhelimet kuin erilaiset ohjelmistot ja läppärit. He voivat asentaa kaiken valmiiksi ja tarvittaessa toimittaa kuriirin kautta koko paketin uuden työntekijän kotiovelle.

4) Työkalut

Erilaisiin CRM-järjestelmiin ja Office365 ympäristöön perehdyttäminen voi vaatia jaetun näytön lisäksi myös lähiperehdytystä. Pidä huolta, että lähipäivinä ei toimistolla ole liikaa väkeä. Hyvä perehdyttäjä tuntee käytettävän työkalun kuin omat taskunsa, muista jakaa osaamista ja perehdytysvastuuta tiimiläisten kesken!  Nimetty perehdyttäjä ei välttämättä ole se paras perehdyttäjä kaikkia projekteja tai työkaluja koskien.

5) Ota huomioon sosiaaliset osa-alueet ja panosta myös kahdenkeskeisiin tapaamisiin

Muista etäkahvit, lounaat ja tiimipalaverit – on hyvin tärkeää, että uusi työntekijä pääsee mukaan rupattelemaan ja tutustumaan muihin. Tiimipalavereissa uusi työntekijä voi tutustua syvällisemmin jokaiseen tiimin jäseneen ja tuolloin hän pääsee kiinni tiimin jäsenten erilaisiin rooleihin ja osaamisalueisiin. Mutta muistahan, että etäpalaverikin on yhtä todellinen kuin perinteinen face to face -tapaaminen / lähitapaaminen.

6) Mestari – kisälli -periaate

Tavoitteena on siirtää yrityskulttuurin ja ammattitaidon erityisosaamista mestareilta kisälleille. Yhden kokeneen tiimiläisen nimeäminen perehdyttäjäksi kannattaa – hänellä on vankka tuntemus yrityksen kulttuurista. Rohkaise heitä olemaan matalalla kynnyksellä yhteydessä toisiinsa. Perehdytettävä voi osallistua aluksi isompiin työpalavereihin myös kuunteluoppilaana – vaikka ei heti olisikaan kärryillä, niin kuuntelemalla oppii ja voi samalla tutustua kollegoihin.

7) Muista tasapaino tekemisen ja tutustumisen välillä

Uusi työntekijä on vasta tutustumassa tehtäviinsä ja yritykseen. Älä hukuta häntä kaikella tiedolla, vaan anna hänelle aikaa mutustella ja tutkailla. Anna uudelle työntekijälle pikku hiljaa vastuuta – ”kysyvä ei tieltä eksy”, eli kannusta kysymään heti, jos on jotain epäselvää.

Perehdytyksen tarkoitus on, että uusi työntekijä saa riittävän opastuksen paitsi omiin tehtäviinsä, myös työpaikan toimintaan, työvälineisiin ja työturvallisuuteen liittyen. Tutkimuksen mukaan uusi rekrytoitava henkilö tuottaa eniten lisäarvoa organisaatiolle ensimmäisen puolen vuoden ajan ja tuon jälkeen työntekijä sopeutuu jo vallitseviin käytäntöihin ja yrityskulttuuriin. Kysele ideoita ja havainnointeja ja kannusta uutta työntekijää kertomaan ajatuksistaan. Rekrytointi on nvestointi – ethän halua menettää sijoitustasi huonosti tai kiireellä tehdyllä perehdytyksellä?

Me Pooliassa olemme apunanne yrityksenne muuttuvissa tilanteissa ja voimme auttaa monin tavoin niin uudelleensijoittumispalveluilla, kuin vaikkapa vain jossain tietyssä rekrytointiprosessin vaiheessa, kuten henkilötestauksissa, haastatteluissa tai etäperehdytysten konsultoinnissa – toki voimme hoitaa myös koko rekrytointiprosessin alusta loppuun!  Ota siis rohkeasti yhteyttä, jutellaan lisää, miten voisimme auttaa teitä!

Poolia Suomi Oy
Milla Rimpiläinen
markkinointivastaava
milla@poolia.fi